Il est 18 h 30, la boutique est pleine, et le signal disparaît. Le vendeur a un client devant lui avec trois articles et un billet de 5 000. Que fait le logiciel ?
C'est la seule question qui compte, et c'est celle qu'on oublie de poser en démonstration, parce qu'en démonstration le réseau marche.
« Hors ligne » : la promesse et la réalité
Presque tous les logiciels de caisse écrivent « fonctionne hors ligne » sur leur page. Ça peut vouloir dire trois choses très différentes.
Il affiche les écrans mais refuse de valider la vente tant qu'il n'a pas parlé au serveur. Le vendeur voit son catalogue, tape les articles, et le bouton « encaisser » tourne. C'est le cas le plus fréquent, et c'est inutile.
Il valide la vente mais le reçu, le stock et le carnet attendent. Le client repart sans reçu, et si le vendeur ne se souvient pas de ce qui est parti pendant la coupure, le stock est faux le lendemain.
Il fait la vente entière : encaisse, produit le reçu, retire du stock local, écrit le crédit, permet de fermer la caisse, et envoie tout ça quand le signal revient. C'est ça, hors ligne.
La différence ne se voit pas sur la page de vente. Elle se voit à 18 h 30.
Ce qu'une vente hors ligne doit faire, point par point
Voici la liste à exiger. Chaque point est vérifiable en cinq minutes en mode avion.
- Encaisser en espèces, en Mobile Money (voir plus bas) et à crédit, avec le montant rendu calculé.
- Donner un reçu. Imprimé si vous avez une imprimante ; sinon, le reçu doit être prêt à partir et partir tout seul dès que le signal revient, sans que le vendeur y repense.
- Descendre le stock sur le téléphone, pour que le vendeur voie « il reste 2 » et non « il reste 5 » sur l'article suivant.
- Écrire la prise à crédit sur le compte du client, avec le nouveau solde visible tout de suite.
- Fermer la caisse en fin de journée, avec le comptage du tiroir, même si le réseau n'est pas revenu.
- Envoyer tout ça dans l'ordre quand le signal revient, sans doublons et sans que le vendeur appuie sur quoi que ce soit.
Si l'un de ces points manque, la coupure de 18 h 30 devient un trou dans les comptes.
Le piège des ventes qui « partent plus tard »
Une vente faite hors ligne à 18 h 30 et envoyée à 21 h doit être datée de 18 h 30, pas de 21 h. Ça paraît un détail. Ce n'en est pas un : si le logiciel date la vente à l'envoi, le rapport du soir est faux, la fermeture de caisse ne correspond pas, et une vente faite jeudi peut atterrir dans le vendredi.
Question à poser : « Une vente faite sans réseau à 18 h 30 et envoyée à 21 h, elle apparaît à quelle heure dans mon rapport ? » La bonne réponse est 18 h 30.
Et l'inverse : un téléphone dont l'heure est fausse ne doit pas pouvoir envoyer une vente datée de la semaine prochaine. Le logiciel doit le voir et le dire.
Le Mobile Money est l'exception, et c'est normal
Un paiement MTN MoMo ou Orange Money est confirmé par l'opérateur. Sans réseau, pas de confirmation, quel que soit le logiciel. Ce n'est pas une faiblesse du logiciel, c'est la nature du paiement.
Ce qu'un bon logiciel fait : il laisse le vendeur enregistrer la vente comme payée en MoMo, la marque « à vérifier », et vous la montre dans une liste quand le réseau revient, pour rapprocher avec les SMS de l'opérateur. Ce qu'un mauvais logiciel fait : il bloque la vente, et le vendeur encaisse « à côté », sur un bout de papier, et la vente disparaît des comptes.
Comment le vérifier avant d'acheter
Ne demandez pas « ça marche hors ligne ? ». Faites le test, avec le téléphone du vendeur, pas celui du commercial :
- Mettez le téléphone en mode avion.
- Faites une vente en espèces, une à crédit, une en MoMo.
- Regardez si le stock de l'article a baissé, sur le téléphone.
- Fermez la caisse.
- Rallumez le réseau, attendez une minute, et regardez le rapport : les trois ventes sont-elles là, à la bonne heure, une seule fois ?
Dix minutes. Si le commercial hésite à faire le test, vous avez votre réponse.
Comment Remora Sales fait
Remora Sales a été fait pour la coupure de 18 h 30, pas malgré elle. La vente entière se fait sur le téléphone : encaissement, reçu, stock, crédit, fermeture de caisse. Les ventes attendent sur le téléphone, datées de l'heure où elles ont été faites, et partent toutes seules dès que le réseau revient. Le reçu part sur Nyocte, ou sur WhatsApp et SMS, au moment où la vente part. Une vente datée dans le futur par un téléphone dont l'heure est fausse est signalée au lieu d'être acceptée. Et un vendeur qui essaie de vendre le dernier article déjà vendu sur l'autre téléphone voit le stock à zéro quand les deux se retrouvent, pas un stock inventé.
On fait le test du mode avion avec vous à l'installation, sur votre téléphone, avec vos articles. Demandez l'installation et gardez la liste ci-dessus sous la main.